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Vous avez des difficultés à organiser le planning de vos bénévoles ?

Alors nous avons quelque chose qui peut vous intéresser. Notre outil, Volunteo, est un produit intuitif qui vous aidera à gérer et organiser vos bénévoles avant, pendant et après votre événement.

Volunteo résout un problème auquel nombre d’entre-nous font face. Même si vous parvenez à obtenir les coordonnées, disponibilités et souhaits des volontaires au bénévolat, il vous faut créer les plannings pour les différents postes, en vous assurant de respecter les contraintes et préférences propres à chacun.

La solution par défaut d’avoir recours à un simple tableau Excel peut convenir au tout début, lorsque vous avez une vingtaine de personnes à gérer, mais la taille du tableau croît de façon exponentielle avec votre événement : non seulement le nombre de bénévoles augmente (plus de lignes dans votre tableau), mais le nombre d’équipes et de postes à compléter (colonnes du tableau) devient impossible à maîtriser : si vous parvenez seulement à indiquer la participation d’un bénévole à un poste, il vous manque le plus souvent de nombreuses informations, comme les horaires de présence à ce poste par exemple.

De plus, comment contrôler que vous n’affectez pas la même personne à deux endroits au même moment ?

Ce qui semblait une solution simple au départ devient vite un document difficile à exploiter, et qui est bien souvent opaque pour la plupart des personnes concernées par l’organisation de l’événement. Seule la personne qui a mis le tableau en place en maîtrise l’usage, ce qui rend impossible le partage des tâches dans l’organisation des différentes équipes.

Notre outil propose de résoudre tous ces problèmes d’une façon simple, avec tout d’abord quelques avantages :

  • Aucune connaissance en informatique n’est nécessaire, la mise en place est très simple
  • L’organisation des plannings peut très facilement être répartie entre les responsables
  • Les données sont sauvegardées quotidiennement, pour éviter toute perte d’information
  • Les bénévoles s’inscrivent de façon autonome, diminuant considérablement le travail initial des responsables

Fonctionnement simple

Notre outil se présente sous la forme d’un site web (accessible depuis tout appareil connecté à internet, sans logiciel à installer) sur lequel les organisateurs et les bénévoles s’inscrivent.

L’organisateur de l’événement n’a ensuite plus qu’à créer les équipes de bénévoles et à les remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles. Le système vérifie automatiquement qu’ils sont disponibles dans le créneau sélectionné, qu’ils sont intéressés par cette équipe et qu’ils ne sont pas déjà affectés à un autre poste à ce moment. Ce travail peut être délégué aux différents responsables d’équipes, par un système de gestion des droits très simple.

Les bénévoles reçoivent des notifications par e-mail lors de leurs affectations, et peuvent à tout moment contrôler leur planning et contacter leurs responsables si besoin.

Bienvenue sur Volunteo

Comme nous l’avons dit, Volunteo est utile pour tous les organisateurs d’événements ou de festivals, qui ont besoin de gérer des bénévoles. Nous avons ouvert le site il y a quelque mois, n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

Crédit photo : judyboo