Archives mensuelles : mars 2015

Le planning des bénévoles d’une course sportive : témoignage de Forest Trail 31

Conçu à l’origine à destination des festivals de musique, Volunteo s’est avéré tout à fait adapté à la gestion des plannings des bénévoles d’autres types de manifestations, et notamment des courses sportives.

Le Forest Trail 31, qui propose plusieurs courses de 12 à 42 km, est l’une d’entre-elles.

Stéphane, le responsable des bénévoles du Trail, nous parle de son expérience avec Volunteo.

Quel était l’obstacle qui vous aurait empêché d’adopter cet outil ?

Nous avons découvert Volunteo alors que nous avions déjà mis en place quelques outils rudimentaires pour l’inscription des bénévoles sur notre site internet. Devoir basculer notre base de données existante sur la nouvelle application nous a posé quelques questionnements.

Heureusement, Volunteo intègre une fonction d’import qui nous a permis de franchir le pas. La réactivité de la hotline (par mail) a fini de nous convaincre.

Qu’avez-vous pensé suite à l’acquisition de Volunteo ?

Nous avons tout de suite perçu la maturité du produit : simple et pourtant très complet.

Les premières attentes ont tout de suite été récompensées : permettre la délégation des tâches de création des postes.

Avec une base de données développée à l’aide d’un tableur, l’inconvénient est que c’est toujours la même personne qui fait tout le travail (le tableau étant généralement peu ou pas partageable).

Volunteo nous a permis de déléguer aux autres membres de l’organisation la création des postes de bénévoles dont ils ont la responsabilité.

Résultat : un travail mieux réparti et mieux réalisé (car effectué directement par les responsables d’équipes qui peuvent directement décrire leurs attentes).

Quelle fonctionnalité spécifique avez-vous le plus aimée ?

Très certainement la vue qui permet d’affecter un bénévole à un poste.

Très visuelle. Très pratique.

Elle affiche tous les bénévoles susceptibles d’occuper le poste en question. Ceux qui sont déjà occupés sur ce créneau ou qui n’ont pas indiqué vouloir effectuer cette tâche, apparaissent de manière différenciée.

Un must ! Surtout lorsqu’on a plus de postes que de bénévoles. On peut très facilement affecter une même personne sur plusieurs postes à la fois, sans risque de faire superposer les horaires.

Volunteo veille au grain !

Quelles seraient trois autres avantages à utiliser cet outil ?

1- Les bénévoles sont en attente d’informations pratiques sur le poste qu’ils vont occuper. Et plus ils sont nombreux, plus il est difficile de leur envoyer des informations personnalisées. Avec Volunteo, tout est géré de manière automatique : dès que vous leur affectez un poste, ils reçoivent automatiquement un mail les invitant à se connecter. Ils peuvent ainsi consulter les fonctions qu’ils vont devoir tenir, le nom et les coordonnées de leur responsable d’équipe, leurs horaires de prise de poste, etc.

Cela ne dispense pas de faire une réunion de briefing avant l’événement (pour garder le contact humain) mais ça facilite les échanges.

2- Le journal des événements trace toutes les actions de tout le monde. L’administrateur du système (généralement un membre de l’organisation qui aime bien l’informatique 😉 ) peut ainsi superviser toutes les actions effectuées dans le système. En un simple coup d’œil. Pratique et rassurant.

3- Les différentes vues de synthèse et principalement le taux de remplissage des postes. Avec ses 3 couleurs : vert, orange et rouge, on voit immédiatement sur quels postes il va nous manquer des effectifs.

4- (oui, je sais, la question n’appelait que 3 réponses 🙂 ) La très grande souplesse du système. Peut importe comment vous êtes organisé, Volunteo saura s’adapter.

Création de postes avec plusieurs bénévoles, relèves (pour les postes qui durent longtemps), renforts (sur des pointes de charges), tout est possible.

Le recommanderiez-vous ? Si oui, pourquoi ?

Oui. Sans hésiter. C’est même déjà fait !

Pour toutes les raisons évoquées ci-dessus.

Mais aussi pour le prix. Les associations à but non lucratif ont très souvent des ressources limitées. Volunteo a une politique tarifaire adaptée à cette contrainte.

L’achat de crédits se fait via PayPal (paiement sécurisé) et l’organisateur reste maître de ses dépenses. En clair, le rapport service rendu / coût est réellement avantageux.

Y a-t-il quelque chose que vous souhaiteriez ajouter ?

Bien sûr !

Malgré un produit mature, ergonomique et intuitif, le système évolue sans cesse. Preuve d’une capitalisation et d’une remise en cause permanente.

Ce sont souvent les signes d’une bonne santé ! 😉