Le planning des bénévoles d’une course sportive : témoignage de Forest Trail 31

Conçu à l’origine à destination des festivals de musique, Volunteo s’est avéré tout à fait adapté à la gestion des plannings des bénévoles d’autres types de manifestations, et notamment des courses sportives.

Le Forest Trail 31, qui propose plusieurs courses de 12 à 42 km, est l’une d’entre-elles.

Stéphane, le responsable des bénévoles du Trail, nous parle de son expérience avec Volunteo.

Quel était l’obstacle qui vous aurait empêché d’adopter cet outil ?

Nous avons découvert Volunteo alors que nous avions déjà mis en place quelques outils rudimentaires pour l’inscription des bénévoles sur notre site internet. Devoir basculer notre base de données existante sur la nouvelle application nous a posé quelques questionnements.

Heureusement, Volunteo intègre une fonction d’import qui nous a permis de franchir le pas. La réactivité de la hotline (par mail) a fini de nous convaincre.

Qu’avez-vous pensé suite à l’acquisition de Volunteo ?

Nous avons tout de suite perçu la maturité du produit : simple et pourtant très complet.

Les premières attentes ont tout de suite été récompensées : permettre la délégation des tâches de création des postes.

Avec une base de données développée à l’aide d’un tableur, l’inconvénient est que c’est toujours la même personne qui fait tout le travail (le tableau étant généralement peu ou pas partageable).

Volunteo nous a permis de déléguer aux autres membres de l’organisation la création des postes de bénévoles dont ils ont la responsabilité.

Résultat : un travail mieux réparti et mieux réalisé (car effectué directement par les responsables d’équipes qui peuvent directement décrire leurs attentes).

Quelle fonctionnalité spécifique avez-vous le plus aimée ?

Très certainement la vue qui permet d’affecter un bénévole à un poste.

Très visuelle. Très pratique.

Elle affiche tous les bénévoles susceptibles d’occuper le poste en question. Ceux qui sont déjà occupés sur ce créneau ou qui n’ont pas indiqué vouloir effectuer cette tâche, apparaissent de manière différenciée.

Un must ! Surtout lorsqu’on a plus de postes que de bénévoles. On peut très facilement affecter une même personne sur plusieurs postes à la fois, sans risque de faire superposer les horaires.

Volunteo veille au grain !

Quelles seraient trois autres avantages à utiliser cet outil ?

1- Les bénévoles sont en attente d’informations pratiques sur le poste qu’ils vont occuper. Et plus ils sont nombreux, plus il est difficile de leur envoyer des informations personnalisées. Avec Volunteo, tout est géré de manière automatique : dès que vous leur affectez un poste, ils reçoivent automatiquement un mail les invitant à se connecter. Ils peuvent ainsi consulter les fonctions qu’ils vont devoir tenir, le nom et les coordonnées de leur responsable d’équipe, leurs horaires de prise de poste, etc.

Cela ne dispense pas de faire une réunion de briefing avant l’événement (pour garder le contact humain) mais ça facilite les échanges.

2- Le journal des événements trace toutes les actions de tout le monde. L’administrateur du système (généralement un membre de l’organisation qui aime bien l’informatique 😉 ) peut ainsi superviser toutes les actions effectuées dans le système. En un simple coup d’œil. Pratique et rassurant.

3- Les différentes vues de synthèse et principalement le taux de remplissage des postes. Avec ses 3 couleurs : vert, orange et rouge, on voit immédiatement sur quels postes il va nous manquer des effectifs.

4- (oui, je sais, la question n’appelait que 3 réponses 🙂 ) La très grande souplesse du système. Peut importe comment vous êtes organisé, Volunteo saura s’adapter.

Création de postes avec plusieurs bénévoles, relèves (pour les postes qui durent longtemps), renforts (sur des pointes de charges), tout est possible.

Le recommanderiez-vous ? Si oui, pourquoi ?

Oui. Sans hésiter. C’est même déjà fait !

Pour toutes les raisons évoquées ci-dessus.

Mais aussi pour le prix. Les associations à but non lucratif ont très souvent des ressources limitées. Volunteo a une politique tarifaire adaptée à cette contrainte.

L’achat de crédits se fait via PayPal (paiement sécurisé) et l’organisateur reste maître de ses dépenses. En clair, le rapport service rendu / coût est réellement avantageux.

Y a-t-il quelque chose que vous souhaiteriez ajouter ?

Bien sûr !

Malgré un produit mature, ergonomique et intuitif, le système évolue sans cesse. Preuve d’une capitalisation et d’une remise en cause permanente.

Ce sont souvent les signes d’une bonne santé ! 😉

Le secret de productivité du père Noël auquel vous n’auriez jamais pensé !

Depuis de nombreuses années, le père Noël réalise le tour de force d’apporter leurs cadeaux à tous les enfants de la Terre, avec une marge d’erreur très faible, et le tout dans un laps de temps des plus restreints.

Qui n’a jamais remis en cause la possibilité de réaliser cet exploit ?

Il est certes de notoriété publique que celui-ci s’est adjoint l’aide de nombreux lutins (ceux-ci sont tous bénévoles apparemment), qui participent à toutes les étapes de la chaîne — de la commande à la distribution en passant par les différentes étapes de vérification du mérite du client et de fabrication du jouet — et dont l’efficacité n’est plus à prouver.

Cependant, tous ceux qui ont un jour eu à gérer ne serait-ce qu’une simple équipe de quelques personnes le savent : le père Noël ne peut pas à lui seul organiser le travail de ces dizaines, que dis-je, ces centaines de petits lutins.

Face à de nombreux questionnements, voire même quelques doutes à son encontre paraît-il, le père Noël a pris la décision de révéler l’outil sur lequel se base toute son organisation : Volunteo, l’application web de gestion des bénévoles. L’un des lutins a bien voulu le prendre en photo en pleine action :

Les lutins sont répartis dans de nombreuses équipes hiérarchisées, et le père Noël a même pu déléguer à certains d’entre-eux la responsabilité d’équipes entières (il indique tout de même que ceux-ci étant facétieux, il garde un oeil constant sur la page récapitulative des équipes, et contrôle régulièrement l’historique de l’activité globale, pour se tenir informé).

Nous avons même pu nous procurer un aperçu des équipes de lutins, il semble y avoir pas moins de 30000 équipes dédiées aux jouets ! De quoi faire pâlir nos événements sportifs et festivals les mieux organisés…

Les équipes de bénévoles du père Noël sur Volunteo

Qu’en pensez-vous ? Ce choix vous parait-il judicieux pour une organisation de cette ampleur ? En ce qui me concerne, les résultats de mercredi prochain me le diront ! 😀

Qu’est-ce qui motive vos bénévoles ?

Mains bénévoles

Que recherchent vos bénévoles ?

Lorsque vous organisez un événement, vous avez le plus souvent besoin de bénévoles. Les raisons pour lesquelles vous faites appel à eux vous sont claires (volume important de travail, budget réduit), mais avez-vous pensé aux raisons qui incitent les différentes personnes à participer à votre événement de façon bénévole ? Celles-ci peuvent vous fournir des pistes qui vous aideront à trouver des bénévoles. Voici les principaux éléments qui motivent les bénévoles :

  • ils veulent aider les autres (par philosophie ou croyance religieuse)
  • la cause est importante pour eux
  • ils ont du temps à consacrer
  • il y a un besoin dans leur communauté
  • c’est l’occasion de mettre en pratique leurs connaissances
  • ils bénéficient d’avantages (entrée gratuite au festival par exemple)
  • leur famille ou leurs amis sont déjà impliqués
  • ils souhaitent rencontrer de nouvelles personnes et se faire des amis
  • l’événement est en lien avec les besoins de leur famille ou de leurs amis

Ces différents aspects sont autant d’éléments à valoriser lors de votre recherche de bénévole, pour toucher plus facilement les personnes susceptibles de venir vous prêter main forte. Avez-vous d’autres points d’intérêt des bénévoles en tête ? Donnez-nous votre avis !

Obligation de rémunérer les bénévoles en tickets restaurant

La nouvelle est tombée ce matin : le projet de loi sur la reconnaissance de la valeur des bénévoles dans les festivals a été accepté, et va être proposé au vote des députés dès demain mercredi 2 avril.

Mme Valérie Fourneyron, ministre des Sports, de la Jeunesse, de l’Éducation populaire et de la Vie associative, a annoncé ce matin que dans le cadre de la volonté gouvernementale de stimuler la participation du plus grand nombre à différentes actions de bénévolat, il va dorénavant être mis en place une rétribution proportionnelle à la quantité de travail fournie par le ou la volontaire.

Cette gratification ne pouvant être versée sous forme monétaire — il s’agirait dans ce cas d’une forme de salariat, qui ne pourrait échapper aux différentes taxes inhérentes à ce statut — le gouvernement, après des mois d’étude des différentes possibilités, s’est tourné vers les chèques déjeuner, plus connus sous le nom de tickets restaurant.

Ceux-ci offrent l’avantage d’être simples à utiliser, et ne requièrent aucune déclaration de la part des bénévoles. Le taux horaire définitif n’est pas encore arrêté, mais les rumeurs indiquent qu’il serait autour d’un ticket restaurant à 9,50€ par heure de travail bénévole, ce qui correspond au SMIC horaire depuis sa revalorisation du 1er janvier 2014.

Cependant, si ce tarif reste très honnête pour les organisateurs de concerts, de festivals, etc., on peut se demander si ce choix que fait le gouvernement aujourd’hui ne risque pas de mettre en péril le principe du bénévolat. En effet, si les bénévoles reçoivent une indemnisation minimum, peut-on encore parler de travail non rémunéré ?

Pensez-vous que ce soit une bonne idée ?

Crédit photo : John Marino

Vous avez des difficultés à organiser le planning de vos bénévoles ?

Alors nous avons quelque chose qui peut vous intéresser. Notre outil, Volunteo, est un produit intuitif qui vous aidera à gérer et organiser vos bénévoles avant, pendant et après votre événement.

Volunteo résout un problème auquel nombre d’entre-nous font face. Même si vous parvenez à obtenir les coordonnées, disponibilités et souhaits des volontaires au bénévolat, il vous faut créer les plannings pour les différents postes, en vous assurant de respecter les contraintes et préférences propres à chacun.

La solution par défaut d’avoir recours à un simple tableau Excel peut convenir au tout début, lorsque vous avez une vingtaine de personnes à gérer, mais la taille du tableau croît de façon exponentielle avec votre événement : non seulement le nombre de bénévoles augmente (plus de lignes dans votre tableau), mais le nombre d’équipes et de postes à compléter (colonnes du tableau) devient impossible à maîtriser : si vous parvenez seulement à indiquer la participation d’un bénévole à un poste, il vous manque le plus souvent de nombreuses informations, comme les horaires de présence à ce poste par exemple.

De plus, comment contrôler que vous n’affectez pas la même personne à deux endroits au même moment ?

Ce qui semblait une solution simple au départ devient vite un document difficile à exploiter, et qui est bien souvent opaque pour la plupart des personnes concernées par l’organisation de l’événement. Seule la personne qui a mis le tableau en place en maîtrise l’usage, ce qui rend impossible le partage des tâches dans l’organisation des différentes équipes.

Notre outil propose de résoudre tous ces problèmes d’une façon simple, avec tout d’abord quelques avantages :

  • Aucune connaissance en informatique n’est nécessaire, la mise en place est très simple
  • L’organisation des plannings peut très facilement être répartie entre les responsables
  • Les données sont sauvegardées quotidiennement, pour éviter toute perte d’information
  • Les bénévoles s’inscrivent de façon autonome, diminuant considérablement le travail initial des responsables

Fonctionnement simple

Notre outil se présente sous la forme d’un site web (accessible depuis tout appareil connecté à internet, sans logiciel à installer) sur lequel les organisateurs et les bénévoles s’inscrivent.

L’organisateur de l’événement n’a ensuite plus qu’à créer les équipes de bénévoles et à les remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles. Le système vérifie automatiquement qu’ils sont disponibles dans le créneau sélectionné, qu’ils sont intéressés par cette équipe et qu’ils ne sont pas déjà affectés à un autre poste à ce moment. Ce travail peut être délégué aux différents responsables d’équipes, par un système de gestion des droits très simple.

Les bénévoles reçoivent des notifications par e-mail lors de leurs affectations, et peuvent à tout moment contrôler leur planning et contacter leurs responsables si besoin.

Bienvenue sur Volunteo

Comme nous l’avons dit, Volunteo est utile pour tous les organisateurs d’événements ou de festivals, qui ont besoin de gérer des bénévoles. Nous avons ouvert le site il y a quelque mois, n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

Crédit photo : judyboo